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CHARTE des SORTIES et VOYAGES

Conseil d'administration du 5 juin 2023

Préambule

Le but de cette charte est de donner les informations générales, les conseils et les consignes concernant les sorties et les voyages de l’UTL - Pays de Dinan car si les sorties et voyages en groupe présentent de nombreux avantages (intérêt des visites, guide spécialisé, prix réduit, rupture de la solitude, …), ils imposent en contrepartie le respect des règles reprises ci-après.

Règles générales

Article 1

Toute personne souhaitant participer à une sortie ou un voyage doit, non seulement être adhérent au moment de l’inscription, mais aussi lors du voyage (ou de la visite) si celui-ci a lieu lors de l’année universitaire suivante.

Article 2

Les inscriptions accompagnées du chèque de règlement sont enregistrées selon l’ordre d’arrivée.

Article 3

Certaines visites sont réservées en priorité aux participants inscrits à certaines activités comme l’économie, la mycologie ……….

Article 4

Si vous vous êtes inscrits, vous recevrez trois semaines avant la date de la sortie (sans compter les périodes scolaires) un mail vous informant :
- soit de la confirmation de votre participation à cette date,
- soit d’une proposition pour une deuxième date,
- soit de l’impossibilité de vous faire participer faute de place.

Article 5

Dès la réception de cette information, vous devrez obligatoirement et rapidement par retour de mail nous confirmer votre accord de participation.
Sans réponse de votre part dans les trois jours, la place sera proposée à une autre personne.
Les chèques ne seront pas retournés mais détruits.

Article 6

En cas de désistement tardif, le remboursement ne pourra être effectué que si un remplaçant a été trouvé parmi les inscrits.

Article 7

Tous les départs se font à partir d’un lieu unique, par exemple, le parking des cinémas.

Article 8

Afin de faciliter la tâche des organisateurs et accompagnateurs UTL, les 2 ou 4 places à l’avant du car leur sont réservées. Il n’y a pas de place attitrée, en revanche, essayez, durant la journée, de garder la même pour faciliter la détection de personne(s) absente(s).

Article 9

Respectez scrupuleusement les horaires et les consignes qui vous sont donnés.

Article 10

Assurances : les sorties à la journée sont couvertes par l’assurance GROUPAMA. Toutefois, celle-ci ne sera alertée que si le sinistre subi est directement imputable à l’organisation de l’UTL.

Règles spécifiques pour les voyages

Article 11

L’UTL - Pays de Dinan choisit une destination puis une agence de voyage. Pour étayer ce choix les propositions sont les bienvenues.

Article 12

La souscription du contrat d’assurance annulation/rapatriement du voyagiste est obligatoire.

Article 13

Chaque voyageur est, de ce fait, en « contrat » avec l’agence de voyage dès l’inscription et le contrat complet est engagé dès le premier versement.
Aussi dès la survenance d’un événement (médical ou autre) vous atteignant ou atteignant l’un de vos proches et qui pourrait conduire à empêcher votre départ vous disposez d’un délai de 48 heures (sauf cas de force majeure) pour informer les responsables de l’UTL en fournissant les justificatifs à transmettre au voyagiste.

Article 14

Les accompagnants de l’UTL sont des membres qui ont préparé le voyage et qui y participent comme les autres adhérents, ils ne sont pas responsables du groupe. Cette responsabilité est assurée par le guide choisi par l’agence de voyage. Leur rôle consiste à faciliter la coordination entre le guide et le groupe de voyageurs et de s’assurer du bon déroulement du voyage (respect des prestations prévues, des consignes,…).

Pour sécuriser votre voyage
avant de partir

vérifiez avec soin la validité de vos pièces d’identité, par mesure de sécurité faire une photocopie que vous conserverez séparément ou que vous confierez à une autre personne.
pensez à demander à la Sécurité Sociale votre carte européenne d’assurance maladie quand elle est souhaitable. (CEAM)
assurez-vous que votre carte bancaire et votre téléphone portable sont utilisables dans le ou les pays concernés
communiquez, votre numéro de portable à l’accompagnant UTL et prenez le sien ainsi que celui de quelques membres du groupe.

Pendant le voyage

ayez toujours votre téléphone portable ouvert (avec la batterie chargée)
ayez aussi toujours avec vous la liste des hôtels car si vous vous égarez, vous devrez par vos propres moyens et à vos frais, retrouver l’hôtel et le groupe.