CHARTE des SORTIES et VOYAGES

Conseil d'administration du 17 décembre 2018

Préambule

Le but de cette charte est de donner les informations générales, les conseils et les consignes concernant les sorties et les voyages de l’UTL Pays de Dinan car si les sorties et voyages en groupe présentent de nombreux avantages (intérêt des visites, guide spécialisé, prix réduit, rupture de la solitude, …..) ils imposent en contrepartie le respect des règles reprises ci-après.

Règles générales

Article 1

Pour participer, il est nécessaire d’être adhérent lors de l’inscription mais aussi lors du voyage (ou de la visite) si celui-ci a lieu lors de l’année universitaire suivante.

Article 2

Les inscriptions, accompagnées du chèque de règlement, doivent être remises avant la date limite d’inscription.

Article 3

Certaines visites sont réservées en priorité aux participants à certaines activités (Histoire de l’Art, Histoire de la Bretagne, Groupe d’études Economie,…)

Article 4

Dorénavant, devant le nombre croissant d’inscriptions à nos sorties, celles-ci sont enregistrées selon l’ordre d’arrivée.
Suivant le nombre de postulants une deuxième sortie pourrait être envisagée.
Les inscrits sont informés par mail (ou par téléphone pour ceux qui ne disposent pas d’adresse mail) soit de leur participation soit de leur inscription sur la liste d’attente.
Dès réception de la décision, les participants retenus doivent obligatoirement et rapidement nous confirmer leur participation par l’envoi d’un mail.
Sans réponse de leur part sous 8 jours, la place sera proposée à une autre personne de la liste d’attente.
Les chèques annulés ne seront pas retournés mais détruits.

Article 5

En cas de désistement pour une sortie, le remboursement ne pourra être effectué que si un remplaçant a pu se substituer à l’intéressé.

Article 6

Tous les départs se font à partir d’un lieu unique, par exemple actuellement pour les sorties, le parking des cinémas à Dinan.

Article 7

Afin de faciliter la tâche des organisateurs et accompagnateurs de l'UTL, les 2 ou 4 places à l’avant du car leur sont réservées. Il n’y a pas de place attitrée, en revanche, essayez, durant la journée, de garder la même pour faciliter la détection de personne(s) absente(s).

Article 8

Respectez scrupuleusement les horaires et les consignes qui vous sont donnés.

Article 9

Assurances : les sorties à la journée sont couvertes par l’assurance GROUPAMA. Toutefois celle-ci ne sera alertée que si le sinistre subi par un adhérent est directement imputable à l’organisation de l’UTL.

Règles spécifiques pour les voyages

Article 10

L’UTL Pays de Dinan choisit une destination puis une agence de voyage. Pour étayer ce choix les propositions sont les bienvenues.

Article 11

La souscription du contrat d’assurance annulation/rapatriement du voyagiste est obligatoire.

Article 12

Chaque voyageur est, de ce fait, en « contrat » avec l’agence de voyage dès l’inscription et le contrat complet est engagé dès le premier versement.
Aussi dès la survenance d’un événement (médical ou autre) vous atteignant ou atteignant l’un de vos proches et qui pourrait conduire à empêcher votre départ vous disposez d’un délai maximum de 5 jours (sauf cas de force majeure) pour informer les responsables de l’UTL en fournissant les justificatifs à transmettre au voyagiste.

Article 13

Les accompagnants de l’UTL sont des membres qui ont préparé le voyage et qui y participent comme les autres adhérents, ils ne sont pas responsables du groupe. Cette responsabilité est assurée par le guide choisi par l’agence de voyage. Leur rôle consiste à faciliter la coordination entre le guide et le groupe de voyageurs et de s’assurer du bon déroulement du voyage (respect des prestations prévues, des consignes,…).

Pour sécuriser votre voyage
avant de partir

vérifiez avec soin la validité de vos pièces d’identité, par mesure de sécurité faire une photocopie que vous conserverez séparément ou que vous confierez à une autre personne.
pensez à demander à la Sécurité Sociale votre carte européenne d’assurance maladie quand elle est souhaitable. (CEAM)
assurez-vous que votre carte bancaire et votre téléphone portable sont utilisables dans le ou les Pays concernés
communiquez, votre numéro de portable à l’accompagnant UTL et prenez le sien ainsi que celui de quelques membres du groupe.

Pendant le voyage

ayez toujours votre téléphone portable ouvert (avec la batterie chargée)
ayez aussi toujours avec vous la liste des hôtels car si vous vous égarez, vous devrez par vos propres moyens et à vos frais, retrouver l’hôtel et le groupe.